Meeskonna juhtimisel on suur võimalus, et te olete kuulnud peamistest tulemusnäitajatest (ingl. keeles KPI-s). Mis asi on täpsemalt KPI ehk Key Performance Indicator? Tulemuslikkuse põhinäitaja ehk KPI (key performance indicator) on mõõdetav väärtus, mis näitab, kui tõhusalt ettevõte saavutab oma peamisi ärieesmärke. Tulemuslikkuse põhinäitajad (KPI) on kavandatud tulemuste saavutamiseks kriitilise tähtsusega. Kõrgetasemelised KPI-d võivad keskenduda ettevõtte üldisele jõudlusele, madalad KPI-d võivad aga keskenduda selliste osakondade protsessidele nagu müük, turundus, personal, tugi ja muud. Organisatsioonid kasutavad KPI-sid mitmel tasandil, et hinnata nende edukust eesmärkide saavutamisel. Sõltumata sellest, kas te olete juba teadlik, millega tegu, jagame teile mõõdikute kohta enne jätkamist natuke lisainformatsiooni.
Enne näidete tutvustamist vaatame me üle KPI definitsiooni. KPI on kõige lihtsaimalt selgitatuna jõudluse mõõtmise tüüp, mis aitab teil mõista, kuidas teie ettevõtte või organisatsioon töötab. Hea KPI peaks teile kätte näitama suuna, aidates teil ja teie meeskonnal mõista, kas liigute oma strateegiliste eesmärkide saavutamiseks õigel teel. Selleks peab KPI:
⦁ Esitada objektiivseid tõendeid soovitud tulemuse saavutamiseks tehtud edusammude kohta
⦁ Mõõta, mida on ette nähtud mõõta, et aidata teil paremaid otsuseid langetada
⦁ Pakkuma võrdlusi, mis mõõdab toimivuse muutumise astet aja jooksul
⦁ Oskama jälgida tõhusust, tulemuslikkust, kvaliteeti, ajakohasust, juhtimist, vastavust, käitumist, ökonoomikat, projekti tulemusi, personali jõudlust või ressursside kasutamist
⦁ Olema tasakaalus juhtivate ja mahajäänud näitajatega
Probleemiks on, et seal on olemas mitmeid tuhandeid erinevaid indikaatoreid. Juhul kui te valite neist mõne teie jaoks täiesti ebaolulise, mõõdate te midagi , mis ei kattu teie eesmärkidega. Kuidas siis otsustada, milline neist on see õige just teie ettevõtte jaoks?
Seda on teil parim saavutada läbi erinevate uurimustööde ja arusaamise, kõige oluliseimatest mõõdikutest ehk indikaatoritest.
KPI Näited & Definitsioon
1. Kasum (“Profit”)
On ütlematagi selge, kuid me rõhutame taaskord, et see on üks oluliseimaid indikaatoreid, mida te seal näha võite. Kindlasti ärge unustage analüüsida nii bruto- kui ka puhaskasumi marginaali, et paremini mõista, kui edukaks teie ettevõtte on kujunenud ja kui suurt tulu te seal teenite.
2. Maksumus (“Cost”)
Mõõta tuleks ka kuluvustasuvust ja leida erinevaid võimalusi kulude vähendamiseks ja haldamiseks.
3. LOB-i tulu vs. Sihtmärk (“LOB Revenue Vs. Target”)
See on teie reaalse ja eeldatud tulu võrdlus. Nende kahe esile kerkinud numbri erinevuste märgistamine ja analüüs aitab teil aru saada sellest, kuidas teie meeskond töötab.
4. Müüdud Kaupade Maksumus (“Cost Of Goods Sold”)
Kõikide teie müüdavate toodete tootmiskulude kokku liitmisel, saate te parema ülevaate sellest, kuidas näeb välja teie toote juurdehindlus kui ka kasumimarginaal. See on oluline teave selleks, et otsustada, kuidas midagi müüa teie konkurentidest paremini.
5. Silmapaistev Päevamüük (“Day Sales Outstanding (DSO)”)
Võtke kokku kõik oma arved ja jagage nende kogu oma krediidimüügi arvuga. Võtke see arv ja korrutage see päevade arvuga, millal te oma müügitehinguid läbi viisite. Kasutage seda valemit iga kuu, kvartali või aasta jooksul, et näha, kuidas te järk järgult paremaks muutute.
6. Müük Regioonide Kaupa (“Sales by Region”)
Analüüsides, millised piirkonnad vastavad müügieesmärkidele, saate anda vähemarenenud piirkondadele paremat tagasisidet.
7. LOB Expenses Vs. Budget (“LOB Expenses Vs. Budget”)
Võrrelge oma üldkulusid prognoositava eelarvega. Plaanist kõrvale kaldumise mõistmine aitab teil tulevikus luua tõhusama osakonnaeelarve.
8. Kliendi Eluaegne Väärtus (“Customer Lifetime Value (CLV)”)
Kulude minimeerimine pole ainus võimalus klientide omandamise optimeerimiseks. CLV aitab teil üle vaadata väärtusi, mida teie organisatsioon saab pikaajalistest kliendisuhetest. Kasutage seda jõudluse indikaatorit, et täpsemalt määratleda, milline kanal aitab teil parima hinnaga klienti saada.
9. Kliendi Omandamise Hind (“Customer Acquisition Cost (CAC)”)
Jagage omandamiskulude summa mingis ajavahemikus uuritavate uute klientide arvuga. Nüüd oletegi leidnud oma kliendi omndamise maksumuse. Seda peetakse e-kaubanduse üheks kõige olulisemaks mõõdikuks, kuna see aitab teil hinnata oma turunduskampaaniate kulutasuvust.
10. Klientide Rahulolu ja Säilitamine (“Customer Satisfaction & Retention”)
Pinnapealselt on see lihtne: Tee oma kliendid rõõmsaks ja nad jäävad ka edaspidiselt teiega. Paljud ettevõtted väidavad siisku, et selles leiavad väärtust pigem aktsionärid kui kliendid. CSR-i mõõtmiseks võite kasutada mitut tulemusnäitajat, sealhulgas kliendirahulolu hinded ja ostu kordavate klientide protsent.
11. Korraldaja netoskoor (“Net Promoter Score (NPS)”)
Oma NPS-i teadasaamine on üks parimaid viise ettevõtte pikaajalise kasvu tähistamiseks. NPS-i tulemuste määramiseks saatke oma klientidele kord kvartalis uuringud, et näha, kui tõenäoline on, et nad soovitavad teie ettevõtet kellelegile, keda nad tunnevad. Esimese ülevaatusega määrake ära oma lähtejoon, et rakendada, meetmed, mis aitavad neil arvudel igas kvartalis kasvada.
12. Klientide arv (“Number Of Customers”)
Sarnaselt kasumile on ka see tulemusnäitaja üsna sirgjooneline. Enda omandatud ja kaotatud klientide arvu kindlaks tegemisega saate täiendavat informatsiooni sellest, kas te täidate oma klientide vajalike nõudmisi.
13. Klienditoe Kviitungid (“Customer Support”)
Uute kviitungite arvu, lahendatud kviitungite arvu ja lahendamise aja analüüs aitab teil luua oma valdkonnas parima klienditeeninduse osakonna.
14. Toote puuduste protsent (“Percentage Of Product Defects”)
Võtke defektiga ühikute arv ja jagage see uuritava aja jooksul toodetud ühikute koguarvuga. See on defektiga toodete protsendi. Ja on täiesti loomulik, et mida väiksem see arv on, seda parem.
15. LOB-i efektiivsuse mõõt (“LOB Efficiency Measure”)
Tõhusust mõõdetakse erinevates tööstustes erinevat moodi. Toome näiteks tootmisega seotud tööstuse. Oma ettevõtte tõhusust saate te mõõta analüüsides oma igas tunnis toodetud ühikute arvu ja millise protsendi ajast oli teie tehas töövalmis.
16. LOB-i efektiivsuse mõõt (“Employee Turnover Rate (ETR)”)
Oma ETR-i määramiseks võtke ettevõttest lahkunud töötajate arv ja jagage see keskmise töötajate arvuga. Kui teil on kõrge ETR, kulutage aega oma töökoha kultuuri, tööpakettide ja töökeskkonna uurimisele.
17. Protsent protsentides avatud positsioonidele reageerimisest (“Percentage Of Response To Open Positions”)
Kui teie avatud ametikohtadele kandideerib kõrge protsent kvalifitseeritud kandidaate, teate, et teete head tööd, maksimeerides kokkupuudet sobivate tööotsijatega. See toob kaasa ka küsitletavate arvu suurenemise.
18. Töötajate rahulolu (“Employee Satisfaction”)
Rõõmsad töötajad töötava alati paremini. Töötajate rahulolu mõõtmine uuringute ja muude mõõdikute abil on teie meeskonna ja ettevõtte toimimise jaoks ülitähtis.
Lisaks sellele on olemas veel mõned KPI indikaatorid, millest te võiksite teadlikud olla
⦁ Vanaduspensioni määr
Need andmed on eriti olulised iga organisatsiooni jaoks, kes töötavad välja strateegilisi tööjõuplaane.
⦁ Treeninguga saavutatud teadmised
Aitab ettevõttel näha töötajate koolituse tõhusust.
⦁ Sisereklaamid vs. Välised rendid
See suhe mõõdab, kui palju ettevõttes töötavaid inimesi arvestatakse ettevõtte siseste edutamistega võrreldes väliste tööandjate arvuga.
⦁ Palgakonkurentsivõime suhe (SCR)
Kasutatakse kompensatsioonivõimaluste konkurentsivõime hindamiseks.
⦁ Kliendi käibe määr
See mõõdik näitab klientide protsenti, kes kas ei soorita korduvaid oste või katkestavad teenuse kasutamise teatud perioodiks täielikult.
⦁ Kontakt maht kanalite kaupa
Telefoni teel ja e-posti teel tugitaotluste arvu jälgimine võimaldab teil näha, milliseid meetodeid kliendid eelistavad.
⦁ Protsent klientidest, kes on äärmiselt rahul
Nende andmete määramine annab võimaluse edasiseks uurimiseks, mis teeb õnnelikud kliendid nii rahulolevaks.
⦁ Uute või korduvate saidi külastuste arv
Võimaldab ettevõtetel diferentseerida oma veebisaidi liiklust ja luua teadmisi potentsiaalsete klientide kohta.
⦁ Rahavoog finantseerimistegevusest
See indikaator näitab organisatsiooni rahalist tugevust.Keskmised aastased kulud ühe kliendi teenindamiseks.
⦁ Keskmised aastased kulud ühe kliendi teenindamiseks
See on ühe kliendi teenindamiseks vajalik keskmine summa.
⦁ EBITDA (kasum enne intresse, makse, kulumit ja amortisatsiooni)
Mõõdetakse tulusid pärast kulusid ja intresse, makse ja eraldatavat amortisatsiooni.
⦁ Innovatsioonile kulutamine
See indikaator näitab summasid, mida ettevõtted kulutavad innovatsioonile.
⦁ (Kliendi eluaegne väärtus) / (kliendi omandamiskulu)
Kliendi eluea väärtuse ja kliendi omandamiskulude suhe peaks ideaaljuhul olema suurem kui üks, kuna klient ei ole kasumlik, kui omandamiskulud on suuremad kui kasum, mille nad ettevõttele teenivad.
Milliseid KPI indikaatoreid tuleks siis ikkagi kasutada?
Teie jaoks sobivad toimivusnäitajad (KPI) ei pruugi jällegi sobida mõnele teisele ettevõttele. Viige selle jaoks läbi mitmeid erinevaid uuringuid, et te oleksite teadlik sellest, milliseid töötavad kõige paremini just teie tööstusele. Seejärel tehke kindlaks, millised KPI eesmärgid aitavad teil oma eesmärke kõige paremini mõista ja täita, ning seejärel kooskõlastage see oma ettevõttega. Lisaks sellele peaks KPI sobima teie strateegiaga, mitte ainult teie tööstusega.
Mis teeb teie toimivusnäitajad (key performance indicators ehk KPI) teie jaoks efektiivseks?
Nüüd, kui me teame mida tähendab KPI, omab see täpselt nii palju väärtust kui tegevused, mida see inspireerib. Üsna sageli usaldavad ettevõtted pimesi tööstuste tunnustatud KPI-sid ja imestavad, miks see ja teine KPI ei too neile positiivseid muutuseid. KPI-de üks olulisemaid, kuid sageli tähelepanuta jäetud aspekte on see, et nende puhul on tegu suhtlusvormidega. Sellepärast järgivad nad täpselt samu reegleid ja tavasid mida iga teine suhtlusvorm. Selgele ja asjakohasele teabele reageeritaksele palju suurema tõenäosusega kui millelegile, millest inimesed aru pruugi saada.
KPI-de strateegiate arendamisel peaksite te alustama põhitõdedest ja mõistma, mida tahab teie ettevõte saavutada ja kes saavad selle teabe alusel midagi ette võtta. Tegu peaks olema korduva protsessiga, mis hõlmab analüütikute ja juhtide poolset tagasisidet. Nende faktide leidmisel saate te paremini aru sellest, mida tuleks teil teie KPI töölaual jälgida ja mõõta ning kellega seda teavet jagada.
Omavad KPI-d veel mingisugust tähtsust?
KPI-dega on sageli seotud negatiivne mõju. Kahjuks on paljud kasutajad hakanud pidama KPI indikaatorite jälgimist ebaoluliseks vananendu strateegiaks. Selle põhjuseks on eelkõige inimeste vahelise vajaliku kommunikatsiooni puudus. Tõsiasi on, et KPI-d on just nii väärtuslikud, kui väärtuslikuks te nad enda jaoks teete. Tulemuslikkuse põhinäitajad nõuavad aega, jõupingutusi ja töötajate värbamist, et oma kõrgetele ootustele vastata.
Aga miks on peamised tulemusnäitajad teie jaoks nii olulised?
Ettevõtte peamiste tulemusnäitajate määramine toimub tavaliselt strateegilise planeerimise etapis, sõltumata sellest, kas teete seda igal aastal, kord kvartalis või isegi sagedamini, eesmärk on tagada, et kogu organisatsioon oleks seatud samade eesmärkide poole.
Kõik kokkuvõttes
KPI-d on ülioluliseks tööriistaks teie ettevõtte edu mõõtmiseks ja selle edukaks muutmiseks vajalike muudatuste eesmärgil.
Individuaalsete KPI-d ja nende kasulikkuse piirid.
Ühe hea KPI oluliseimaks osaks on selle praktilisus. Lõpuks, kui see on teie jaoks töötamisel ennast ammendanud, ärge kõhelge selle kõrvale heitmises, et alustada uutega, mis oleks paremini teie äriliste eesmärkidega kooskõlas.
